Contratar uma Administradora de condomínio é uma tarefa que exige atenção e pesquisa, pois dividir as responsabilidades do condomínio é algo muito sério para o síndico, que responde civil e criminalmente por todas as ações.

Por isso é fundamental conhecer muito bem a empresa que prestará esse serviço, que se estende muito além da administração dos pagamentos das contas e folhas de funcionários do condomínio.

Pensando nisso, nós elaboramos esse artigo para te dar ideias de como se preparar para contratar a Administradora de Condomínio ideal. Boa leitura!

Conheça as necessidades do seu Condomínio

Antes de contratar uma administradora de condomínio é preciso saber de maneira muito ampla, e ao mesmo tempo muito clara, quais são os serviços que seu condomínio e você, enquanto síndico, precisam.

Dessa forma, você poderá partir de um ponto muito importante ao se deparar com a proposta de qualquer administradora, que é: “Contratar essa empresa vai solucionar as nossas necessidades? Ela tem tudo o que preciso?”

Partindo desse ponto, você terá mais clareza na hora de decidir o que é importante ou não, dentro do que a Administradora oferece.

O barato pode sair caro

Sabemos que é muito importante encontrar a empresa que conseguirá equilibrar o melhor serviço com os menores preços, mas não se deixe levar por orçamentos muito menores que a média.

Lembre-se: o responsável pelas ações do condomínio ainda será o síndico, mesmo que indiretamente. Além disso, uma má gestão poderá impactar diretamente a economia do condomínio.

Pesquise o trabalho da Administradora de Condomínio

A Administradora fará parte da rotina de todo o complexo, ou seja, sua participação não será apenas na hora de fazer os pagamentos. Portanto, é essencial que o atendimento dela seja impecável.

Conheça o mais profundamente possível a empresa, seus clientes antigos e atuais, os sócios, o nível técnico dos funcionários, a estrutura tecnológica que oferece, e o que mais for relevante para o seu modelo de gestão.

É importante prestar atenção tanto na velocidade quanto na quantidade de canais disponíveis e na cordialidade para com moradores e funcionários do condomínio. Como isso é algo que só é possível ser descoberto no dia a dia, é interessante consultar os clientes da Administradora, buscando conhecer mais sobre a qualidade dos serviços da empresa.

Também é importante saber como a Administradora apresentará os resultados mensais, se a pasta mensal possui clareza e objetividade e se contém todas as informações que você requer para prestar conta aos condôminos.

Atenção no contrato da Administradora de Condomínio

Você já está careca de saber que todos os contratos, independente da finalidade, devem ser lidos e analisados com muita atenção. Porém também é correto afirmar que todo tipo de serviço ou produto tem coisas específicas para observar, cuja ausência no contrato pode complicar toda a operação e causar problemas futuros.

Na hora de contratar uma Administradora de Condomínio você deve se atentar a estes detalhes:

• Responsabilidade pelo pagamento de multas decorrente de erros no recolhimento de tributos;
• Se a taxa de administração é sobre a receita ou sobre as despesas do condomínio;
• Quais são as cláusulas para encerramento do contrato e a multa;
• Qual tipo de assessoria jurídica está inclusa nos serviços.

Claro que há mais detalhes para serem conferidos em um contrato, de acordo com a necessidade de cada condomínio, mas essas dicas ajudarão a elaborar uma análise mais criteriosa.

Conheça a Administradora de Perto!

Um outro passo importante é conhecer quem cuida da Administradora de Condomínio. Dessa forma você poderá verificar a confiabilidade do negócio e se há qualquer chance de haver um ato de fraude envolvendo as receitas do condomínio, por exemplo.

Busque informações sobre todo o quadro societário da Administradora, saiba quem investe nela. Também é importante visitar a sede da empresa, conhecer suas instalações e pesquisar a quantidade e qualidade de tecnologia usada em seus processos.

Aqui vai uma lista indispensável, que pode ajudar nessa etapa:

• Exija documentação que comprove o pagamento dos tributos e impostos dos funcionários e da empresa nos últimos meses;
• Peça à empresa as Certidões dos Distribuidores de Processos Cíveis, Criminais e Trabalhistas, tanto da pessoa jurídica como dos sócios – confira o motivo por trás dos processos;
• Certifique-se do que será cobrado junto com a taxa e o que será cobrado à parte – isso pode fazer uma diferença enorme no que é pago pelo condomínio no final do mês;
• Verifique quais bens estão em nome da empresa, ela deve ter bens em seu nome;
• Verifique se o administrador, caso seja autônomo, ou se a empresa administradora é inscrita no Conselho Regional de Administração, se possui CRECI (número de inscrição obrigatória no Conselho Regional de Corretores de Imóveis), e se é filiada a entidades do setor (SECOVI, AABIC, ABADI).

Escolha a Administradora de Condomínio com segurança

Com essas dicas você pode preparar-se melhor para contratar uma Administradora de Condomínio. É uma decisão muito importante, e a pesquisa deve ser tão importante quanto.

Conheça o mais profundamente possível a empresa, seus clientes antigos e atuais, os sócios, o nível técnico dos funcionários, a estrutura tecnológica que oferece, e o que mais for necessário. Assim, você poderá fazer uma escolha com a consciência tranquila!

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