Cuidar da parte financeira do condomínio é uma das, senão a atividade mais importante do síndico, pois é uma área que envolve muita organização e entendimento das necessidades dos condôminos. E para uma boa gestão financeira, ter um bom controle do livro caixa do condomínio é essencial.

Nesse artigo, você verá algumas dicas e práticas que podem te ajudar não só com o livro caixa do seu condomínio, mas também com toda a parte financeira em geral. Boa leitura!

Para que serve o livro caixa?

O principal objetivo do livro caixa é registrar a entrada e saída de dinheiro no condomínio. No caso, o que entra é a soma da taxa condominial paga pelos condôminos e o que sai são todos os pagamentos de contas, obras e reformas do condomínio.

É fundamental que todos os pagamentos sejam registrados, sejam eles feitos em dinheiro, cheque ou transferência bancária. Tais registros evitam problemas contábeis e permitem um planejamento orçamentário mais preciso.

Vale ressaltar que, mesmo que tudo esteja registrado no livro de caixa, ainda é necessário guardar todos os comprovantes dos pagamentos e transferências, preferencialmente em formato físico e em local seguro.

O condomínio é obrigado a ter um livro caixa?

Não, não é obrigatório manter um livro caixa em condomínios no Brasil. Tal prática só é obrigatória em empresas com fins lucrativos que têm receita bruta anual de R$ 4,8 milhões, de acordo com o regime tributário Simples Nacional.

Embora não seja obrigatório, ter um livro caixa no condomínio é muito interessante para ter um maior controle sobre os fluxos monetários, além de ser um ótimo documento para apresentar aos condôminos, facilitando a comunicação e mantendo a gestão mais transparente e livre de fraudes.

Como escriturar o livro caixa

A estrutura exata do livro caixa pode variar de condomínio para condomínio, e não é necessário seguir algum padrão. O fundamental é sempre registrar todos os dados com máxima atenção e transparência.

Ao falar dos itens que compõem o livro caixa, os principais e mais importantes são:

– Data: com a identificação das datas, é possível organizar os gastos de forma cronológica e deixar o livro caixa mais organizado e fácil de ler;

– Histórico: compreende-se como “histórico” o fim de cada transação, ou seja, qual foi o propósito dela;

– Entradas: correspondente aos recebimentos que o condomínio teve no período, seja em dinheiro ou em débito na conta;

– Saídas: identificam os valores pagos pelo condomínio em determinado período, seja em dinheiro ou em crédito na conta;

– Saldo final: indica a diferença entre as entradas e saídas. É quanto o condomínio tem em caixa em um período específico.

Seguindo esses itens, registrar todos os movimentos financeiros é fundamental para que o saldo resultante seja condizente com o caixa do condomínio. A partir daí, visualizar quais são os maiores gastos do condomínio, e implementar políticas para diminuí-los, fica muito mais fácil.

Dicas para manter o livro caixa organizado e atualizado

Embora o livro caixa seja um conceito relativamente simples e direto, na prática sua manutenção pode ser um pouco confusa, principalmente para síndicos sem experiência com contabilidade.

Para te ajudar com esses processos, separamos algumas dicas valiosas:

– Existem diversos programas e aplicativos disponíveis gratuitamente que podem te ajudar, com planilhas e gráficos que facilitam a visualização dos valores;

– Para não embolar os valores, os custos e despesas do condomínio podem ser divididos em categorias, separando o pagamento de contas com a contratação de obras, por exemplo.

– Não hesite em contar com a assessoria de um contador, principalmente nos primeiros meses de uso do livro de caixa. Alguém especialista na área te ajudará a evitar erros fatais;

– Defina a periodicidade das atualizações do livro caixa, podendo ser diárias, semanais ou até mensais. Isso depende, principalmente, do tamanho do condomínio em questão;

– Para aproveitar o livro caixa ao máximo, não basta apenas lançar as informações, mas sim ter uma visão completo dos períodos e analisar os comportamentos das entradas e saídas.

Seguindo essas dicas, o uso do livro caixa no seu condomínio será muito mais vantajoso e organizado, além de deixar a demonstração de resultados muito mais fácil.

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