Como melhorar a comunicação interna do seu condomínio

Desde liderar os colaboradores até cuidar da área financeira do condomínio, são muitas as responsabilidades do síndico. E uma das mais importantes delas, porém que muitas vezes acaba esquecida ou pouco apreciada, é lidar com a comunicação interna do condomínio.

Muito mais que garantir o bom convívio e relacionamento entre condôminos e funcionários, uma boa comunicação interna ajuda em diversas outras áreas, e é vital para o bom funcionamento do condomínio em sua totalidade.

Nesse artigo, você verá dicas para te auxiliar no gerenciamento e melhora da comunicação interna do condomínio, bem como os principais canais de comunicação que o seu condomínio precisa ter. Boa leitura!

Boas práticas da comunicação interna condominial

O primeiro passo para melhorar a comunicação interna no seu condomínio envolve entender os desafios que devem ser superados. Para isso, um bom começo é aplicar três principais práticas que podem te ajudar a colocar a comunicação no eixo certo.

A primeira é garantir que as informações sejam passadas aos moradores da forma mais clara e simples possível, com objetividade e sem omitir nada. Assim, é possível evitar ruídos na comunicação, fazendo com que todos do condomínio estejam na mesma página.

Depois, é preciso levar em conta também a janela de atenção dos condôminos. É natural que os moradores não queiram serem importunados o dia todo com informações, por isso não vale a pena forçar a comunicação. O ideal seria identificar momentos oportunos, como de manhã antes de irem ao trabalho, ou ao final do dia quando voltam, para informá-los de tudo uma só vez.

Finalmente, um dos maiores desafios da comunicação interna em condomínio é conseguir alcançar todos os moradores. Embora todo condomínio tenha aquela parcela de condôminos menos engajados socialmente, é fundamental que sua estratégia de comunicação consiga impactar a grande maioria dos moradores, novamente para evitar possíveis ruídos e confusões.

O síndico como pilar central da comunicação

Outra parte importante de uma comunicação interna organizada é estabelecer o síndico como peça-chave no planejamento, isto é, garantir que tudo esteja em seu controle. Para isso, tanto os condôminos quanto os colaboradores devem ser instruídos a prestar suas queixas, sugestões ou dúvidas sempre para o síndico.

Ao abrir espaço para reclamações ou interações diretas entre moradores e colaboradores, a chance de você perder o controle da moral e do planejamento do condomínio aumenta consideravelmente. Por isso, é importante que o síndico exerça o papel de mediador nessas situações.

Os canais de comunicação do condomínio

Por fim, para definir o planejamento da comunicação interna do condomínio, é necessário estabelecer quais canais de comunicação serão utilizados. Nesse contexto, quanto maior a familiaridade dos condôminos e colaboradores com o canal, melhor.

Com o avanço da tecnologia, a gama de opções de canais de comunicação cresceu consideravelmente nos últimos anos, porém isso não significa que meios mais antigos e ultrapassados não tenham valor. A verdade é que cada canal é valioso em seus propósitos específicos, e saber usar todos eles é fundamental.

Os principais canais de comunicação que funcionam muito bem em condomínios são:

Livro de ocorrências

O bom e velho livro de ocorrências, um dos mais clássicos métodos de comunicação do condomínio, deve estar sempre à disposição na portaria do condomínio. Nele, todas as críticas, sugestões e reclamações são armazenadas fisicamente, podendo ser consultadas a qualquer momento pelo síndico.

Circulares e e-mails

Quando falamos em comunicados pessoais, convocações para assembleia, atas e advertências, o método tradicional de envio de circulares nas caixas postais dos condôminos ainda é bastante eficiente e seguro.

Outro método com o mesmo fim é o envio de e-mails, que é mais simples de se executar e mais fácil de ser recebido pelos condôminos, que não precisarão descer até a caixa postal para pegar o circular.

Grupos no WhatsApp e redes sociais

Uma das maneiras mais comuns, atualmente, de manter os condôminos informados e em contato é com a criação de grupos no WhatsApp ou em outras redes (como o Facebook ou Telegram). É preciso, porém, instruir os moradores a sempre serem respeitosos um com os outros, garantindo o entendimento e a paz durante a comunicação.

Impresso nas áreas comuns

Outro método tradicional de comunicação são os impressos, que podem ser colocados em lugares como os elevadores, quadros de avisos nas áreas comuns e na portaria. Os impressos servem muito bem para avisos mais corriqueiros e pontuais, como de limpeza das caixas d´água ou interrupção da energia elétrica para manutenção, por exemplo.

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