Compliance Condominial é uma nova configuração para a já estabelecida prática corporativa, agora aplicada aos condomínios, mas do que se trata?

Primeiro é preciso entender que os casos alarmantes de corrupção dentro das empresas fez surgir uma metodologia de gestão que regulasse todos os processos internos e externos de forma a garantir maior transparência e ética nas operações financeiras, econômicas e humanas, surgia então o Compliance.

Do mundo corporativo para o Compliance Condominial

Após seu nascimento nas empresas, o Compliance passou a ser aplicado nas mais diferentes áreas da sociedade. Órgãos governamentais do mundo todo passaram a ser mais transparentes, prestando contas ao cidadão e punindo casos detectados de corrupção e desvios das regras e leis.

Com os condomínios não poderia ser diferente. Mesmo não sendo uma organização com fins lucrativos, os valores arrecadados e as negociações com fornecedores dão brechas para desvios financeiros e atividades ilícitas que impactam nos serviços prestados aos condôminos.

Os poderes delegados ao síndico não são isentos de deveres, daí a importância em trazer os conceitos das empresas para dentro do ambiente residencial, nascia o Compliance Condominial.

Resumindo, o Compliance Condominial é um conjunto de regras que visam proteger os recursos financeiros, valorizam o imóvel, garantindo um ambiente harmônico e transparente para os condôminos.

Tipos de problemas que justificam a implantação de um compliance no seu condomínio

É comum ouvirmos relatos de condomínios que tiveram suas contas prejudicadas por negociações duvidosas ou até dificuldades para garantir sua operação mínima por conta do “sumiço” do fundo de reserva.

Conheça algumas situações que seriam evitadas caso o compliance estivesse aplicado no condomínio:

• Desvio de verbas;
• Superfaturamento de obras;
• Contratação de fornecedores com recebimento de vantagens;
• Relacionamento abusivo com funcionários que leve a processos trabalhistas;
• Acordos informais;
• Entre outros.

Mesmo partindo sempre do pressuposto que o síndico é uma pessoa íntegra e honesta, uma gestão baseada em processos bem definidos, seguros e transparentes, evitam conflitos, dúvidas e garantem um gerenciamento e prestação de contas mais confiáveis e baseados nas melhores práticas.

Como implantar o Compliance Condominial

A implantação de um processo de compliance dentro do condomínio deve levar em conta a legislação vigente, o regulamento interno e a definição documentada de cada processo que faça parte da sua rotina administrativa.

É correto dizer que cada empreendimento tem sua realidade, cultura e necessidade que são determinantes para eleger os principais pilares do Compliance Condominial. De qualquer forma, separamos aqui alguns pontos críticos importantes que fazem parte do cotidiano da gestão da maioria dos condomínios.

Administração Financeira

Ponto mais sensível a ser trabalhado no Compliance Condominial. É o coração da gestão, área que não pode contar com fragilidades ou brechas para evasão de receitas e das reservas do condomínio. Além do cuidado com o dinheiro do condômino, é importante ressaltar que nem todos os síndicos e conselheiros possuem o conhecimento necessário para avaliar os indicadores financeiros, balancetes mensais ou balanços, dando margem para desvios realizados por funcionários ou pela administradora de condomínio.

Compras e contratação de terceiros

Outra área importante a ser trabalhada. Mesmo que não ocorram atos ilícitos, uma contratação com preço acima do mercado negociada sem um bom processo de cotação pode levantar suspeitas de fraudes sobre o síndico e conselheiros, mesmo que estes não tenham levado nenhuma vantagem financeira no processo.

Relações com Recursos Humanos

Aqui temos um ponto crítico que deve ser muito bem trabalhado durante a implantação do Compliance Condominial. Síndicos e zeladores que negligenciam a legislação trabalhista, cometem assédio moral e não se preocupam com uma relação saudável com os colaboradores, podem ocasionar processos judiciais de custos elevados, que desequilibram as contas e criam um ambiente tóxico, impactando na qualidade dos serviços prestados, alto índice de rotatividade de funcionários e desgaste nas relações com a equipe.

Comunicação e Prestação de Contas

Comunicar todos os eventos, dados e informações da rotina do condomínio é uma forma transparente de fazer a gestão. Compartilhando todas as decisões com os condôminos cria-se um vínculo de participação e propriedade, diminuindo a possibilidade de erros, disseminando uma gestão mais participativa e que ouve a opinião e as sugestões de todos os moradores interessados em ajudar no gerenciamento condominial.

Rastreabilidade e Auditoria Regular

A grande vantagem em desenhar todos os processos e estabelecer controles, fluxos de aprovação e registros das atividades concluídas é facilitar a rastreabilidade de tudo o que foi realizado. Imagine que algum condômino questione uma contratação ou compra de um produto? Com um processo rastreável é possível voltar a cada etapa que levou àquela compra, mostrando em documentos e registros quem solicitou, como foi o processo de cotação, seleção do fornecedor, quem aprovou e como foi adquirido.

Além da transparência, esse processo já prepara a gestão do condomínio para a contratação de uma auditoria externa regular, responsável por analisar toda documentação e validar a saúde financeira e administrativa do condomínio, assegurando aos moradores a tranquilidade de que tudo está dentro do planejado.

Como implantar o Compliance Condominial

Se tudo o que foi apresentado até agora não te convenceu sobre a implantação do compliance em seu condomínio, saiba que este é um processo que, cada vez mais, será exigido pelos condôminos ao longo dos próximos anos.

Antecipar um bom programa de Compliance Condominial não só atenderá às expectativas imediatas dos moradores, como valorizará o imóvel por conta de uma gestão mais transparente e profissional.

Veja agora as etapas e pontos importantes para seu planejamento de implantação de compliance:

Crie um comitê gestor

O primeiro passo é contar com moradores interessados em participar do processo. Não reduza o planejamento ao síndico e conselheiros. Contar com outras percepções e opiniões é importante. Além da visão dos moradores que não fazem parte do dia a dia, o comitê pode contar com condôminos com experiência em planejamento, gestão, compliance e governança em sua atuação profissional, trazendo ferramentas e maior conhecimento ao projeto.

Mapeamento de processos internos

A próxima etapa é mapear todos os processos cotidianos do condomínio, documentando como é feito atualmente e desenhando o fluxo ideal para o atendimento do compliance. Com a ajuda do comitê gestor será possível identificar processos que não são rotineiros, mas que acontecem ocasionalmente ou serão necessários em um futuro próximo, já estabelecendo como estes devem ser tratados.

Elaboração de um manual de boas práticas

Com os processos internos mapeados é chegada a hora de documentá-los, criando fluxos de como devem ser feitos, responsáveis, autonomias para síndico, zelador, administradora do condomínio e qualquer outra pessoa ou empresa envolvida na rotina.

Além da formalização dos processos administrativos e burocráticos, é chegada a hora de falar em comportamento, ética e regras nas relações humanas com condôminos, funcionários, terceiros e fornecedores.

Cria-se então um manual de boas práticas, onde todas as diretrizes do Compliance Condominial estarão documentadas, com seus detalhes e peculiaridades, esclarecendo como tudo deve ser realizado, seus registros e o papel de todos os envolvidos no processo.

Relação com fornecedores

Dentro dos procedimentos criados no manual de boas práticas é necessário criar um capítulo para a relação com fornecedores. Este é um ponto crucial de transparência e compliance, pois envolve um terceiro que pode colocar todo o projeto por água abaixo.

Quanto maior o detalhamento do processo de relação com fornecedores, mais transparente será a gestão e menor o risco de fraude ou corresponsabilidade em problemas judiciais e trabalhistas ocasionados por terceiros.

Veja abaixo alguns tópicos relevantes a serem discutidos, definidos e documentados:

• Crie um processo de homologação de fornecedores com exigências mínimas que façam sentido para o condomínio;
• Seja exigente na hora de desenhar um novo e seguro fluxo de cotações e orçamentos;
• Exija certidões negativas e outros documentos que comprovem a idoneidade da empresa;
• Não permita que o síndico, zelador ou outros funcionários recebam “presentes” dos fornecedores, o ato pode expor uma vulnerabilidade em futuras contratações e tornar o processo menos transparente;
• Audite o fornecedor antes e durante o tempo de contratação a fim de evitar golpes e problemas trabalhistas.

>>Leia também: Como negociar obras e reformas em seu condomínio.

Controle e tecnologia

Com o processo de Compliance Condominial estabelecido, utilize ferramentas que ajudem no controle de todos os itens implantados. O mercado já conta com sistemas de gestão condominial específicos para este fim, pesquise e selecione aquele mais adequado às suas necessidades e que cubra o máximo possível das rotinas do seu condomínio.

Comunicação como chave do sucesso do Compliance Condominial

Após o compliance ser formalizado é preciso divulgar todas as regras, processos e disponibilidade de registros aos condôminos. O Compliance Condominial não cabe apenas aos funcionários, síndico e conselheiros, ele envolve a responsabilidade e participação dos condôminos também.

Reforce regularmente os procedimentos mais importantes para que todos tenham plena consciência do funcionamento do processo e qual o papel de cada um nele.

Estabeleça formatos acessíveis de informações e dados a serem divulgados, pois nem todos os condôminos tem conhecimento para leitura de relatórios e balancetes muito técnicos. Utilize dashboards e informações com análises que facilitem o entendimento.

As comunicações devem seguir a periodicidade estabelecida no manual de boas práticas, além de apontar um canal de atendimento para eventuais dúvidas dos moradores.

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