A folha de pagamento é um dos processos mais importantes na gestão de qualquer empresa, não sendo diferente no condomínio. Representando cerca de 50% dos gastos totais, ela é uma das maiores despesas condominiais, e saber gerenciá-la corretamente é fundamental.

Ao entender como fazer a gestão correta da folha de pagamento do condomínio, o síndico não só garante que todos os colaboradores recebam os valores corretos, como também evita contratempos com ações judiciais ou com pagamentos de encargos financeiros no futuro.

Por ser um processo que deve atender diversos requisitos exigidos por lei, é muito importante conhecer todos os itens que devem compor a folha de pagamento, bem como os encargos de natureza tributária que a acompanham.

Nesse artigo, você ficará por dentro de todos os detalhes e processos envolvidos na construção da folha de pagamento do condomínio. Boa leitura!

Quais os principais pontos da folha de pagamento?

Administrar um condomínio e uma empresa são tarefas com muito mais semelhanças do que diferenças. Desde contratar colaboradores e cuidar das finanças até atuar na gestão de pessoas, vários pontos em comum podem ser observados entre esses dois ambientes.

Dito isso, não é surpresa que a folha de pagamento seja tão importante em um condomínio quanto ela é em uma empresa. A principal função de tal processo é acompanhar toda a movimentação do orçamento despendido com seus colaboradores a cada mês, respeitando os cálculos tributários das transações e o contexto de cada cargo.

Dentre os diversos itens que podem compor a folha de pagamento do condomínio, os principais e mais importantes são:

– Salário mensal de cada colaborador, contemplando tanto o valor bruto (sem alterações) quanto o valor líquido (com descontos e/ou adicionais);

– Horas extras e outros valores adicionais, tais como: adicional noturno e adicionais de insalubridade ou periculosidade;

– Eventuais descontos por atrasos, faltas injustificadas, adiantamento do salário, entre outros;

– Valor do vale-transporte, vale-alimentação e/ou vale-refeição;

– Encargos tributários e sociais.

O que são os adicionais de insalubridade e periculosidade?

Ambos os nomes são autoexplicativos, mas só para que não restem dúvidas: o adicional de insalubridade é um valor adicional ao salário, pago a colaboradores que são diariamente expostos a agentes nocivos à saúde, como produtos químicos, corrosivos, radioatividade etc. O valor desse adicional, estipulado por lei, varia de 10% a até 40% do salário mínimo, dependendo do risco envolvido.

Similarmente, o adicional de periculosidade é pago a colaboradores cuja função oferece risco direto às suas vidas. São exemplos de “atividades perigosas” aquelas que lidam com eletricidade, combustíveis ou que são realizadas em locais perigosos (pintura predial, por exemplo). O adicional corresponde a 30% do salário bruto do colaborador.

Encargos sobre a folha de pagamento do condomínio

Uma das etapas mais importantes da folha de pagamento é o cálculo dos encargos tributários que recaem sobre ela. É muito importante saber o que cada um significa e exatamente quais porcentagens devem ser adicionadas ou descontadas do salário dos colaboradores.

O número de encargos tributários pode variar, dependendo da convenção que regulamenta os cargos dos colaboradores e da região em que o condomínio se encontra. Porém existem 4 que são fundamentais, e precisam ser incluídos independente da circunstância. São eles:

Instituto Nacional do Seguro Social (INSS)

O INSS é um encargo previdenciário, e o mais importante de todos, sendo responsável por garantir os direitos do colaborador do condomínio relacionados à seguridade social. É por meio dele que benefícios como auxílio doença, pensão por morte, salário-maternidade e aposentadoria podem ser assegurados.

Por essa razão, tal contribuição precisa ser paga corretamente e por todos os colaboradores devidamente contratados no condomínio, tendo carteira assinada ou não. O valor do INSS gira em torno de 20% do salário bruto mensal e precisa ser pago sempre até o dia 15 do mês subsequente ao pagamento do salário.

Programa de Integração Social (PIS)

O PIS é uma contribuição exclusiva para garantir o seguro-desemprego ou abono salarial dos colaboradores. A porcentagem desse encargo é de 1% sobre o salário bruto, podendo variar de acordo com o estado. Assim como o INSS, o PIS deve ser pago até o dia 15 do mês seguinte ao pagamento.

Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)

O IRPF é um imposto cobrado de pessoas físicas que recebem um salário acima de R$1.903,98, conforme a tabela vigente (2022). Ele deve ser realizado todos os anos e, para calculá-lo, é preciso analisar o ano-calendário do salário de cada colaborador.

Essa necessidade se dá pelo fato de que o imposto não é pago de forma deliberada pelos colaboradores. Em vez disso, deve ser realizado o recolhimento na fonte, ou seja, o valor deve ser calculado e já descontado antes do salário ser entregue.

Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS)

Além de todas essas cobranças, o condomínio deverá depositar mensalmente uma porcentagem referente ao FGTS. Esse valor é calculado de acordo com o salário do colaborador e incide sobre as férias, aviso prévio e 13º.

Sua alíquota é de 8% e seu recolhimento não deve ultrapassar a data estipulada pelo governo. O prazo final é sempre até o dia sete do mês subsequente ao pagamento da folha salarial.

Dicas para elaborar a folha de pagamento do condomínio

Agora que já passamos pelos itens básicos e encargos tributários que compõem a folha de pagamento do condomínio, chegou a hora de aprender a elaborar a folha em si, bem como algumas dicas para esse processo. Para te ajudar no processo, confira algumas dicas sobre quais pontos devem receber atenção extra.

1. Controle de ponto

Um dos primeiros e mais importantes passos da folha de pagamento é o controle do ponto de cada colaborador. Seja por meio do ponto eletrônico ou da tradicional folha de ponto, essa etapa é de extrema importância, e deve ser preenchida diariamente com a supervisão do síndico ou zelador.

É com o controle de ponto que itens como descontos por atrasos, horas extras e dias de folga ficam muito mais fáceis de organizar e calcular no salário final dos colaboradores.

2. Adicionais e descontos

Existem tantos adicionais ou descontos possíveis que podem recair sobre o salário do colaborador que é fácil se esquecer de algum ou calcular errado. Para evitar problemas futuros e ações judiciais, o condomínio não pode deixar que isso aconteça! Por isso é preciso prestar muita atenção nessa parte.

Seja adicional noturno, horas extras, insalubridade, periculosidade ou descontos por falta, atrasos, encargos sociais e outros benefícios (vale-alimentação, por exemplo), é de extrema importância que tudo esteja listado direitinho na folha de pagamento, bem como a porcentagem ou valor bruto do adicional/desconto.

3. Previsões

A folha de pagamento também deve ser levada em conta no planejamento financeiro do condomínio. O ideal é formar uma reserva financeira para lidar com possíveis despesas adicionais que podem surgir a partir do documento.

As duas principais previsões financeiras que devem ser feitas no condomínio são:

– Férias: todo colaborador tem direito a um terço (1/3) do valor do salário a título de férias. Ao longo do ano, é interessante garantir esse valor na reserva para que as férias dos colaboradores do condomínio não peguem seu caixa de surpresa.

– 13º salário: para garantir o décimo terceiro salário, quantia paga no final do ano e que corresponde ao valor integral do salário do colaborador, o ideal é provisionar, todos os meses, 1/12 (um doze avos) do salário de todos os colaboradores do condomínio, para assim ter a quantia exata no final do ano.

Enfim, seguindo essas recomendações, o caixa do condomínio nunca será pego de surpresa, e você sempre garantirá que os direitos financeiros dos seus colaboradores estejam assegurados!

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